1. Pengantar

Kebijakan ini mengatur tentang pengelolaan data pribadi anggota setelah keanggotaan mereka dinyatakan tidak aktif. Penghapusan data adalah bagian penting dari perlindungan privasi anggota dan sesuai dengan prinsip-prinsip yang diatur dalam Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi yang berlaku. Klausul ini bertujuan untuk memastikan bahwa data pribadi anggota diperlakukan secara aman dan bertanggung jawab, terutama ketika hubungan keanggotaan antara anggota dan penyedia layanan telah berakhir.

2. Definisi Keanggotaan Tidak Aktif

Keanggotaan dinyatakan tidak aktif dalam keadaan-keadaan sebagai berikut:

• Pengakhiran oleh Anggota: Anggota secara sukarela menghentikan keanggotaannya melalui permintaan tertulis atau mekanisme pengakhiran yang disediakan oleh penyedia layanan.
• Pengakhiran oleh Penyedia Layanan: Penyedia layanan memutuskan untuk mengakhiri keanggotaan anggota karena pelanggaran ketentuan layanan, tidak aktif selama periode tertentu, atau alasan lain yang dianggap sah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
• Kedaluwarsa Keanggotaan: Keanggotaan telah mencapai tanggal kedaluwarsa dan tidak diperpanjang oleh anggota atau penyedia layanan.

Setelah keanggotaan dinyatakan tidak aktif, semua hak dan kewajiban yang terkait dengan keanggotaan tersebut akan berakhir, termasuk akses ke layanan atau platform yang sebelumnya diberikan kepada anggota.

3. Pengumpulan dan Penggunaan Data Pribadi

Selama keanggotaan aktif, penyedia layanan berhak mengumpulkan dan menggunakan data pribadi anggota untuk kepentingan operasional layanan, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Penyediaan Layanan: Menggunakan data untuk menyediakan layanan yang diinginkan anggota.
• Pemenuhan Kontrak: Memproses data untuk memenuhi ketentuan perjanjian antara anggota dan penyedia layanan.
• Analisis dan Pengembangan: Menggunakan data untuk tujuan analitik dan pengembangan layanan, guna meningkatkan pengalaman pengguna.
• Pemasaran dan Komunikasi: Mengirimkan informasi terkait penawaran, pembaruan layanan, atau kegiatan promosi, sesuai dengan persetujuan anggota.

Namun, setelah keanggotaan berakhir, tujuan penggunaan data ini tidak lagi berlaku kecuali diatur oleh undang-undang yang mengharuskan penyimpanan data lebih lanjut untuk tujuan tertentu.

4. Prosedur Penghapusan Data

Setelah keanggotaan tidak aktif, penyedia layanan berkewajiban untuk menghapus data pribadi anggota dalam waktu yang wajar, sesuai dengan kebijakan internal dan hukum yang berlaku. Prosedur penghapusan data akan melalui beberapa tahapan berikut:

4.1. Identifikasi Data Pribadi

Data yang akan dihapus mencakup semua data pribadi yang dikumpulkan selama masa keanggotaan, yang dapat meliputi tetapi tidak terbatas pada:

• Nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
• Informasi pembayaran atau rincian transaksi.
• Aktivitas akun dan riwayat penggunaan layanan.
• Preferensi anggota, termasuk preferensi pemasaran dan komunikasi.
• Data tambahan lainnya yang telah diinput atau dikumpulkan selama periode keanggotaan.

4.2. Waktu Penghapusan Data

Penyedia layanan akan menghapus data pribadi anggota dalam jangka waktu 30 hari setelah layanan produk dinyatakan tidak aktif. Jangka waktu ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada anggota yang mungkin ingin mengakses kembali informasi mereka sebelum data dihapus secara permanen.

4.3. Pemberitahuan kepada Anggota

Anggota akan diberikan pemberitahuan mengenai penghapusan data mereka, baik melalui email atau media komunikasi lain yang telah disepakati, sebelum data dihapus. Pemberitahuan ini akan mencakup informasi mengenai proses penghapusan data, serta instruksi jika anggota ingin mengajukan permohonan penghapusan lebih cepat.

5. Permohonan Penghapusan Lebih Cepat

Anggota berhak mengajukan permohonan agar data mereka dihapus lebih cepat dari jadwal yang ditetapkan. Permohonan tersebut dapat diajukan melalui mekanisme yang disediakan oleh penyedia layanan, seperti melalui formulir online atau permintaan tertulis. Penyedia layanan berkewajiban untuk memproses permintaan ini dalam waktu maksimal 7 hari kerja sejak tanggal permohonan diterima.

6. Penyimpanan Data untuk Keperluan Hukum

Meskipun data pribadi anggota akan dihapus setelah keanggotaan tidak aktif, ada beberapa pengecualian di mana penyedia layanan mungkin diharuskan untuk menyimpan sebagian data anggota untuk keperluan hukum atau administratif. Beberapa alasan penyimpanan data setelah keanggotaan berakhir meliputi:

• Kepatuhan terhadap Hukum: Penyimpanan data yang diwajibkan oleh undang-undang, seperti untuk keperluan perpajakan, audit, atau kepatuhan peraturan lainnya.
• Penyelesaian Sengketa: Jika terdapat sengketa atau klaim hukum yang sedang berjalan antara anggota dan penyedia layanan, data terkait mungkin perlu disimpan hingga sengketa tersebut selesai.
• Pemenuhan Perjanjian: Data yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban perjanjian yang masih berlaku setelah keanggotaan berakhir.

Dalam kasus di mana penyedia layanan perlu menyimpan data untuk keperluan di atas, penyedia layanan berkewajiban untuk membatasi akses dan penggunaan data tersebut hanya untuk tujuan yang diizinkan oleh hukum.

7. Keamanan Data dalam Proses Penghapusan

Penyedia layanan berkomitmen untuk menjaga keamanan data anggota sepanjang proses penghapusan. Data yang akan dihapus akan melalui prosedur yang aman untuk mencegah akses yang tidak sah, kebocoran, atau penggunaan yang melanggar hukum. Beberapa langkah keamanan yang diterapkan meliputi:

• Enkripsi Data: Data akan dienkripsi baik selama penyimpanan maupun saat proses penghapusan.
• Pembatasan Akses: Hanya personel yang berwenang dan memiliki alasan yang sah yang akan memiliki akses ke data pribadi anggota selama proses penghapusan.
• Audit dan Pemantauan: Semua aktivitas yang terkait dengan penghapusan data akan diaudit dan dimonitor untuk memastikan bahwa prosedur dijalankan dengan benar sesuai dengan kebijakan keamanan informasi yang berlaku.

8. Konsekuensi Penghapusan Data

Setelah data dihapus, anggota tidak akan lagi memiliki akses ke informasi pribadi yang telah dihapus dari sistem. Oleh karena itu, anggota disarankan untuk melakukan pengunduhan atau penyimpanan salinan informasi penting sebelum keanggotaan mereka dinyatakan tidak aktif. Penyedia layanan tidak bertanggung jawab atas hilangnya akses terhadap data setelah proses penghapusan selesai.

9. Hak Anggota Terkait Privasi dan Penghapusan Data

Selain hak untuk mengajukan permohonan penghapusan data lebih cepat, anggota juga memiliki hak-hak lain terkait privasi dan perlindungan data pribadi mereka, yang diatur oleh Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Hak untuk Mengakses Data: Anggota berhak untuk meminta salinan data pribadi mereka yang masih tersimpan oleh penyedia layanan sebelum penghapusan.
• Hak untuk Memperbaiki Data: Jika terdapat kesalahan dalam data yang disimpan, anggota berhak untuk meminta perbaikan atas data tersebut sebelum keanggotaan dinyatakan tidak aktif.
• Hak untuk Menarik Persetujuan: Anggota dapat menarik persetujuan atas penggunaan data pribadi mereka kapan saja, yang dapat mempercepat proses penghapusan data.

10. Penyesuaian dan Perubahan Kebijakan

Penyedia layanan berhak untuk melakukan perubahan atau penyesuaian terhadap klausul penghapusan data ini dari waktu ke waktu sesuai dengan perubahan peraturan hukum atau kebijakan perusahaan. Setiap perubahan yang signifikan akan diberitahukan kepada anggota melalui saluran komunikasi yang tersedia.

11. Penutup

Dengan adanya klausul ini, penyedia layanan berkomitmen untuk melindungi data pribadi anggota sesuai dengan standar perlindungan privasi yang berlaku dan untuk memastikan bahwa penghapusan data dilakukan secara aman, transparan, dan bertanggung jawab setelah keanggotaan tidak aktif. Anggota diharapkan memahami hak-hak mereka terkait data pribadi dan melakukan tindakan yang diperlukan untuk menjaga kepentingan mereka selama dan setelah masa keanggotaan mereka berakhir.